「今度の歓送迎会、幹事お願いね」——そんな一言から始まる幹事業務。何から手をつければいいか分からず、プレッシャーを感じる方も多いのではないでしょうか。しかし、段取りさえ押さえておけば、誰でも失敗なくイベントを成功させることができます。この記事では、会社の飲み会・歓送迎会の幹事が知っておくべき段取りを、ステップごとに詳しく解説します。
ステップ1：参加者の確認と人数確定
まず最初にやるべきことは、参加対象者のリストアップと参加可否の確認です。特に歓送迎会の場合、主役（歓迎・送別される人）の都合が何より優先されます。主役の日程を先に複数候補として押さえておき、その後に他のメンバーに日程調整の案内を送るのがスムーズです。
参加者の人数が確定しないとお店の予約もできません。ただし、最初から全員の返事を待っていると時間がかかりすぎます。目安として、案内から1週間程度を回答期限に設定し、それまでに返事がない人へはリマインドを送るとよいでしょう。
ステップ2：日程調整をスムーズに進める
人数が多くなるほど、全員の都合に合う日程を見つけるのは難しくなります。LINEで「〇〇日はどうですか？」と個別に確認していると、やり取りが膨大になり幹事の負担が増大します。
そこで活用したいのが、チョウセイ君のような日程調整ツールです。イベント名と候補日を設定してURLを発行し、そのリンクをグループLINEやメールで共有するだけ。参加者は各候補日に◯△✕を入力するだけで、幹事は一覧表で全員の都合をまとめて確認できます。会員登録不要で誰でもすぐに使えるため、ITが苦手な方でも安心です。
また、歓送迎会では「主役が◯の日」かつ「参加人数が最多の日」を見つけるのが肝心。チョウセイ君の回答マトリクスを使えば、そのような条件を視覚的に確認することができます。
ステップ3：会場選びのポイント
日程が確定したら、次は会場選びです。以下のポイントを意識して選びましょう。
- アクセス：参加者の多くが利用する最寄り駅から徒歩5分以内が理想。
- 個室・半個室：会社の宴会では話しやすさが大切。個室があると盛り上がりやすい。
- 予算：参加者一人あたりの予算感を先に決めておく。飲み放題コースなら3,500〜5,000円が相場。
- 食事の制限：アレルギーや宗教上の食事制限を持つ参加者がいないか事前に確認する。
- 人数の融通：予約後に人数が変わる可能性があるため、前日まで変更可能なお店を選ぶと安心。
ネット予約サービス（ぐるなび、ホットペッパー、食べログなど）を活用すれば、条件を絞って効率的にお店を探せます。複数の候補を比較検討し、予算感や個室の有無を確認してから予約しましょう。
ステップ4：案内文の作成と送付
会場が確定したら、参加者への案内文を作成します。案内文には以下の情報を必ず含めましょう。
- イベント名（例：〇〇さん歓迎会、〇〇さん送別会）
- 開催日時（集合時間・開始時間）
- 会場名・住所・最寄り駅からの道順
- 会費の金額と集金方法
- 出欠の締め切り日
- 幹事の連絡先
文体は職場の雰囲気に合わせて、固すぎず、くだけすぎない表現を選びましょう。案内文はLINEグループでの共有のほか、社内メールでの送付も検討してください。
ステップ5：当日の運営と仕切り方
いよいよ当日。幹事はお店のスタッフとの連絡窓口となるため、開始15〜20分前には会場に到着しておきましょう。席順（主役の席、上座・下座）や乾杯の挨拶を誰にお願いするかも事前に確認しておくと安心です。
宴会の流れは一般的に「開会の挨拶 → 乾杯 → 歓談・料理 → 主役へのメッセージ・プレゼント → 締めの挨拶 → 会費の徴収」となります。時間配分を意識しながら進行しましょう。
会費の集金は宴会の終盤に行うのがスマートです。事前に金額を案内しておくことで、参加者も準備ができます。集金後の割り勘計算は、ワリカン君やケイシャ君（上司は多め・若手は少なめの傾斜配分計算）を活用すると、手計算のミスを防ぎスマートに精算できます。
まとめ：幹事成功の必須チェックリスト
- 参加対象者をリストアップした
- 主役の日程を優先して候補日を設定した
- 日程調整ツールで参加者に日程確認を取った
- 参加人数を確定し、会場の仮予約を入れた
- 食事制限・アレルギーの有無を確認した
- 案内文（日時・場所・会費・締め切り）を送付した
- 乾杯挨拶・締めの挨拶を誰に頼むか決めた
- 席順（上座・下座・主役の席）を確認した
- 当日の集金・精算方法を準備した
幹事の仕事は大変に見えますが、ツールをうまく活用することで負担を大幅に減らすことができます。特に日程調整は、全員に個別に連絡する手間を省けるだけで、幹事のストレスが格段に下がります。ぜひチョウセイ君を活用して、スムーズな幹事運営を実現してください。